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이에 따라 팀 리더를 맡게 되는 관리직 사원들에게 새로 결성된 팀을 아우르고 개개인의 능력을 최대한 끌어낼 수 있는 리더십과 통솔력이 요구되고 있다. 일본의 비즈니스 격주간 <프레지던트>가 제시한 ‘새로 결성된 팀으로 금방 성과를 낼 수 있는 6가지 방법’을 소개한다.
1 팀원의 정보 제공
이 방법으로는 두 가지 효과를 볼 수 있다. 각자의 장점과 능력을 모두가 파악할 수 있다는 점과, 이를 통해 그룹 내에서 서로의 능력에 대해 존중할 수 있다는 점이다. 오랫동안 함께 일해 온 팀이 지닌 팀워크와 공동체의식을 빨리 키우는 데도 도움이 된다. 이를 위해서는 각각의 팀원이 적극적으로 자신의 경험에 대해서 자유롭게 이야기할 수 있도록 유도하는 것이 중요하다.
예를 들어 “지금까지 어떤 프로젝트에 참가했는지 말해보라”거나 “과거의 팀에서 어떤 문제를 겪었으며 그 문제를 어떻게 극복했는가”와 같이 자연스럽게 과거의 경험을 이끌어낼 수 있는 질문을 하는 것이 효과적이다. 이미 전부터 알고 있는 팀원이 있다면 관리직인 당신이 그 멤버의 능력이나 평판에 대해 다른 사람들에게 소개하는 방식을 취하는 것도 좋다.
2 성공담을 나눠라
각각의 팀원들이 과거의 경험을 통해 무엇이 성공의 요인이었는지 이야기함으로써 참여(Engagement)와 헌신(Commitment)의 의미를 일깨울 수 있다. 또한 서로의 경험을 통해 각자에게 부족한 점을 배울 수 있다는 장점도 있다.
그러나 주의해야 할 부분이 있다. 팀원들이 자유롭게 아이디어를 낼 수 있도록 격려하되 그 목적이 객관적이되 집단적 의사결정이 아니라는 것을 분명히 해야 한다. 즉 누군가 한 사람의 의견만을 눈에 띄게 편애하거나 차별하지 말고 모든 아이디어에 대해 공평하게 귀를 열고 있다는 것을 팀원들에게 알려야 한다. 이 방법은 모두의 의견을 듣고 최종적인 결정을 내리고 책임을 지는 사람은 팀 리더인 당신이라는 것을 알리는 효과도 있다.
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팀이 새로운 프로젝트와 환경에 빨리 적응하고 집중할 수 있게 하기 위해서는 명확한 비전을 제시해야 한다. 관리직의 임무는 각각의 팀원들에게 일을 나눠서 분배하는 것만이 아니다. 이 팀이 어떤 목표를 위해 결성됐으며 성공을 거둘 경우 어떤 이익을 얻을 수 있는지 설명한다. 이때 최종적으로 어떤 결과물이 나올지 누구나 머릿속에 그릴 수 있도록 구체적으로 생생하게 표현하는 것이 중요하다.
또한 언제 어떤 일을 진행해야 하는지 모든 팀원들이 정확히 파악할 수 있도록 상세한 계획을 모두에게 알린다. 마지막으로 각각의 팀원들이 프로젝트 전체에 있어서 자신이 어떤 역할을 맡게 되며 그것이 팀 전체에 얼마나 중요하며 결과에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 명확하게 알린다.
4 팀원의 강점 활용
팀원들의 경험이나 훈련 또는 과거의 실적을 고려해서 각자에게 적합한 역할을 분배함으로써 각각의 능력을 최대한 살리는 것도 관리직의 몫이다. 적재적소에 알맞은 인재를 배치한다는 것은 바꾸어 말하면 당신이 팀원들의 능력을 얼마나 잘 파악하고 있는지를 증명할 수 있는 기회라고 할 수 있다.
팀 리더가 자신들의 능력과 장단점을 모두 꿰뚫고 있다는 것을 알면 팀원들도 자연스럽게 리더를 따르게 되면서 보다 원활한 커뮤니케이션을 꾀할 수 있게 된다.
일을 분배할 때 가장 중요한 점은 모든 팀원들이 각각의 일에서 성공할 것이라는 확신을 심어주는 일이다. 팀원 각각의 포지션이나 혹은 팀 전체가 부응해야 할 기대치를 명확하게 설명하는 것도 좋은 방법이다.
5 책임과 권한 설정
각각의 팀원이 지니는 권한의 한계를 분명하게 설명하고 프로젝트나 팀원들 간의 관계에 영향을 미칠 수 있는 결정을 내리는 것은 당신이라는 사실을 분명히 인식하도록 한다. 즉 프로젝트의 최종결과나 전체적인 진행 방향, 혹은 다른 팀원의 일에 영향을 줄 수 있는 결정을 내리는 권한은 모두 팀 리더의 몫이다. 반대로 각각의 팀원들이 스스로 결정할 수 있는 범위는 침범하거나 간섭하지 않는 것이 좋다.
6 자유로운 정보교환
팀 안에서의 커뮤니케이션에서 문서로 전해야 할 내용과 메일로 보내도 될 내용 혹은 직접 말로 해야 할 내용 등에 대한 기본 규칙을 마련한다. 이때 모든 팀원들이 반드시 알아야 하는 내용에 대해서는 종이에 쓰건 컴퓨터에 저장하건 문서의 형태로 남기는 것이 바람직하다.
팀 커뮤니케이션의 성공 여부는 어떤 식으로 피드백을 주고받는지에 달려있다. 긍정적인 피드백이라면 자주, 구체적인 항목을 들어 제대로 칭찬함으로써 팀원들의 사기를 높일 수 있다. 반면 일의 방향성을 수정하거나 작업의 질을 높이기 위해 부정적인 피드백도 필요하다. 부정적인 피드백의 경우 상대방이 악의 있는 비판으로 받아들이지 않도록 주의가 필요하다.
결국 가장 중요한 포인트는 긍정적인 피드백이건 부정적인 피드백이건 이러한 커뮤니케이션을 주고받는 것을 팀 문화로 정착시켜야 한다는 것이다. 이는 자칫 중요한 정보를 은폐하거나 잘못된 부분을 축소하는 일이 일어나지 않도록 하기 위해서다.
박영경 해외정보작가 world@ilyo.co.kr
